Les responsables des communications sont les premiers points de contact pour l’ensemble des demandes médias. En situation d’urgence, les personnes suivantes agiront en tant que responsables des communications :
- Première personne-ressource : <NOM, TITRE, TÉLÉPHONE, COURRIEL>
- Deuxième personne-ressource : <NOM, TITRE, TÉLÉPHONE, COURRIEL>
En plus d’agir comme personne-ressource, le ou la responsable des communications devra :
- informer la direction de la gravité de la situation et des mesures à prendre pour en atténuer les effets sur l’organisation;
- concevoir un plan de communication avec les médias si on considère que la situation est d’intérêt public;
- rédiger un communiqué de presse (si on décide d’en produire un) et le faire approuver par <NOM, TITRE>. Si cette personne n’est pas disponible, la version préliminaire du communiqué devra être envoyée à <NOM, TITRE>;
- informer régulièrement la direction et toutes personnes responsables de l’évolution de la situation;
- envoyer régulièrement des mises à jour aux membres du personnel et aux autres parties concernées;
- consigner les demandes médias et les réponses envoyées;
- effectuer un suivi auprès des médias qui ont couvert l’événement, idéalement dans les 72 heures suivant la levée de l’état d’urgence. Voici les actions à entreprendre dans un délai de 24 heures :
- Présenter à la direction un plan indiquant l’ordre dans lequel les représentantes et représentants des médias seront contactés.
- Rédiger un message pour informer le personnel du déroulement des événements relatifs à la situation d’urgence.
- Présenter aux membres de la direction un résumé des éléments abordés indiquant la procédure à suivre si une autre situation d’urgence devait survenir.
- Produire un rapport décrivant toute entrave à la procédure et présentant l’échéancier révisé.
- Tenir compte des mesures qui pourraient être mises en place relativement à la communication avec les personnes se trouvant à l’extérieur des locaux.