Notre organisation a adopté une politique selon laquelle les porte-parole sont les seules personnes autorisées à relayer l’information et à répondre aux demandes des journalistes, des blogueuses et blogueurs ou d’autres représentantes et représentants des médias. En effet, en situation de crise, nous nous faisons un devoir de communiquer rapidement de l’information fiable à l’ensemble des parties concernées. Malheureusement, certains membres du personnel et bénévoles pourraient ne pas connaître tous les faits. C’est pourquoi ils doivent s’abstenir de formuler des commentaires ou d’exprimer leurs opinions sur quelque aspect de la situation que ce soit. Si une représentante ou un représentant d’un média vous approche, mentionnez-lui poliment que vous ne connaissez pas tous les détails de l’urgence et que, par conséquent, vous vous abstiendrez de tout commentaire afin de ne pas communiquer de l’information erronée ou incomplète. Dirigez plutôt la personne vers le ou la responsable des communications :
Nom : XXX Titre : XXX Courriel : XXX Numéro de téléphone : XXX
Évitez toutefois de répondre : « Sans commentaires. » Cette réplique pourrait être perçue comme une réponse officielle de l’organisation statuant qu’aucune information ne sera communiquée, ce qui ne sera vraisemblablement pas le cas. Dites plutôt que vous ne détenez pas l’information vous permettant de répondre à la question qui vous est posée et que le ou la responsable des communications est la personne tout indiquée pour ce faire. Si votre interlocutrice ou votre interlocuteur insiste trop, dites-lui simplement que vous ne tolérez pas le harcèlement et éloignez-vous. Si la situation dégénère, quittez les lieux et transmettez tout renseignement pertinent à votre superviseure immédiate ou superviseur immédiat, comme le nom de votre interlocutrice ou interlocuteur.